合同檔案除具有一般檔案共性外,還具有以下3個獨有的特點。
突出的依據(jù)憑證性
依據(jù)憑證性,是合同檔案最突出也是重要的特點,意思是說依法訂立的合同對當事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權(quán)利義務(wù)的轉(zhuǎn)讓、終止、違約、責任等等,都必須完全地、唯一地依據(jù)合同檔案,否則,就要承擔由此產(chǎn)生的法律后果。由于具有這一作用,在市場經(jīng)濟體制下,合同檔案時維護當事人合法權(quán)益的最直接、最有效的手段之一。這點特點需要引起廣大經(jīng)營者、管理部門以及檔案工作者的重視。
形式與內(nèi)容的規(guī)范性程序較高
合同要對當事人有法律的約束力,其自身必須具備法律規(guī)定的許可性,即對于合同本身是否具有法律效力,法律規(guī)定了特定的形式,不具備法律所要求的特定形式,該合同就不具有法律效力,視為無效合同。
在訴訟中,要證明一個合同法律效力的成立,就應(yīng)當以法律要求的特定形式去加以證明。而在合同檔案管理工作中經(jīng)常發(fā)生的“證據(jù)滅失”問題,原因正是對合同形式與內(nèi)容的規(guī)范性要求不甚了解,以致在收集、保管過程中缺失了合同檔案的若干組成部分,造成合同檔案法律效力的部分乃至全部的喪失,導致當事人合法權(quán)益受到損害。
時效性強
時效是一個法律術(shù)語,指時間在法律上的效力。時間本身就是一種法律事實,能夠引起一定的法律后果?!逗贤ā贰睹穹ā返仍S多相關(guān)法律對在合同的要約、承諾、履行以及爭議解決各個不同階段內(nèi)合同的效力以及當事人各種權(quán)力、義務(wù)的存在與消滅等均有所規(guī)定,可以說時效性特征貫穿于合同始終。
管理方法:
1、合同文檔管理可以以年代結(jié)合項目性質(zhì)進行分類編號。
2、保存的合同文檔每半年清理核對一次,如有遺失、損毀,要查明原因,及時處理,并追究相關(guān)人員責任。
3、合同管理組要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作,要以原始記錄為依據(jù),編制合同統(tǒng)計清單。
4、合同管理組應(yīng)根據(jù)實際需要編制合同檔案檢索工具,以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。
5、各分公司、各部門員工可在合同檔案管理組查閱合同文檔,確因工作需要須借出查閱,須經(jīng)分公司、部門主管領(lǐng)導簽字同意后,方可在合同管理組辦理相關(guān)借閱手續(xù),以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。
6、合同文檔的保存條件:防火,防潮。
7、合同文檔必須專人負責管理。